一、 企业应收账款管理存在的问题
1、企业缺少客户管理机制,对客户的评估不准确。
市场竞争环境下企业生存和经营需要抓紧时机,都是在打时间战,为了快速打开市场,扩大市场份额,企业在客户的选择上缺少细致的调查,尤其在客户信誉、流动资金和应收账款的风险管理方面缺少评估。企业也没有专门的客户管理部门,对客户的信息收集不全面,这必然会增加企业的应收账款管理风险。
2、未及时对账导致应收账款金额存在争议。
对于有长期业务往来或者存在滚动交易的客户,不断地有往来交易,每一期交易可能都存在账期,如果不能及时对账,再加上没有完整的交易记录,久而久之可能会出现糊涂账,更有因为双方经办人员变动,大家都依据现有证据办事,导致应收账款金额的不确定性;有的企业虽然有对账意识,但是未能采取有效形式、通过有效的途径进行对账,未能取得经过对方确认的账单,导致在出现争议时,需要大量的证据证明应收账款的金额。
3、应收账款相关证据收集保存不完整导致支撑不够。
支撑应收账款的证据一般包括合同、合同履约过程文件,但企业对于合同履行的过程文件管理不善,导致在主张应收账款时无法提供有效的证据。
4、企业缺少完善的风险管控机制。
企业对应收账款的风险评估不准确,很多潜在的风险要素评估不出来,且缺少专业的工作人员,应收账款管理工作流程不规范,形成风险管控的难题,导致风险管理存在漏洞,风险预警和防范机制不完善,影响应收账款管理的执行效果。
二、应收账款合规管理的措施
1、完善客户资信管理制度,建立事先预防机制。
第一,在合同签署之前,应当做好客户的资信状况调查,比如是否具有签约主体资格、其经营范围是否涵盖所涉业务、商誉状况如何等等。
第二,在与客户合同签署后,可以根据客户企业行业、领域、资信状况等进行分类分级管理,并根据定期评价结果进行调整。
第三,控制客户的付款时间节点,从根源上控制应收款回收风险。通过对客户的以上信息进行整理、分析,建立统一的内部资料数据库,得出客户的偿还债务能力,详细掌握客户的还款情况,对客户进行相应的信用分析和信用等级评估,合理控制应收账款规模,确保企业经营风险在可控范围之内。
2、加强合同文件资料管理,确保履约文书具备证据效力。
企业应建立合同履约档案管理制度,安排专人对每一笔业务建立档案资料。企业要确保招投标资料、买卖合同等资料的完整,还要注意在合同履行过程中买卖双方的相关往来文件的积累和保存。要做好分类编号,并且做好归档管理工作,避免在应收款回款过程中出现纠纷时,相关证据材料的缺失。例如,在供货数量、产品质量等争议处理过程中的采购合同/买卖合同、送货单/收货单、对账单/结算单据、书面资料;在催收货款时,双方的往往来邮件、书面函件、微信沟通记录等等。一旦发生争议无法协商解决,提起法律诉讼,这些原始资料就是企业强有力的证据材料。
3、建立规范严格的应收账款管理制度。
首先,针对未到付款时间、已届付款时间的、超期的应收账款进行分类管理,前两种可进行正常跟踪管理,超期应收款要根据超过应付款时间的长短,进行重点清欠;
其次,落实超期应收款的形成原因,对于故意拖欠、资不抵债或者存在恶意转移资产等情形的客户,要采取强有力的催收措施,及时通过诉讼等方式解决;
再次,成立应收账款管理小组,一般由销售、财务、法务等部门分工合作,针对性制定回款策略并监督执行到位,同时,针对应收账款的回收率进行奖惩考核,激励和鞭策相关责任人完成相应的工作。
4、加强应收账款诉讼时效管理,确保债权受到法律保护。
诉讼时效是指权利人在法定期间内不行使起诉权就丧失胜诉权的法律制度。法律顾问根据我国法律的相关规定,货款应收账款的诉讼时效期限为3年。
由于客户经常会因各种原因拖延支付货款,企业应密切注意应收账款的时效问题,定期对账确定债权金额,及时采取措施规避诉讼时效,确保债权法定追索权的延续。
如应收账款已出现逾期但在合理期限内,应及时梳理并且向客户发送对账单、询证函等文件,争取获得客户的盖章确认,并妥善保管好相应的文件;法律顾问表示,如果客户对于对账单、询证函不予回复的,应根据应收账款的超期时间,采取发送律师函、催款函等形式中断诉讼时效。